• Utilisateurs avec droits normaux:
  • visualisation du planning des absences, sauf maladies
  • visualisation de l'état du solde des vacances, et des jours de compensation
  • planning affiché sur un mois, deux mois, ou trois mois glissants
• Administrateurs du module de gestion des absences:
  • caractéristiques des utilisateurs avec droits normaux avec en plus:
  • visualisation de toutes les informations sur le planning (y compris périodes de maladie)
  • visualisation des soldes des vacances des utilisateurs gérés par chaque administrateur
  • accès à toutes les opérations de gestion des périodes d'absence pour chaque utilisateur géré
  • accès à la fenêtre de gestion des demandes d'absence, acceptation ou refus
  • accès à toutes les opérations de gestion des profils de pays et de pools d'utilisateurs
• Autres caractéristiques:
  • définition, suppression, modification d'un événement absence avec mise à jour automatique du solde correspondant
  • gestion des absences de type maladie, congés payés, congés non payés, jours de récupération, formation
  • gestion de tout pays avec définition possible de plusieurs profils par pays
  • un profil = liste des jours fériés, jours travaillés de la semaine (permet la gestion des temps partiels), événements spéciaux (droit à jours de congés pour naissance, mariage, décès, ...), RTT pour la France, définition des jours de la semaine composant le week-end
  • assignation de plusieurs administrateurs à chaque utilisateur
  • assignation d'un profil à chaque utilisateur
  • recalcul des soldes de congé de chaque utilisateur pour toute modification du calendrier (exemple: si un utilisateur a pris 10 jours de vacance et si plus tard l'administrateur ajoute un jour férié au moment où cet utilisateur a pris ses vacances, le solde des congés payés sera crédité d'un jour)
  • maintenance d'un historique des opérations de congés payés, congés non payés, et jours de compensation pour chaque utilisateur, qui peut être rejoué par le module
  • liaison étroite de ce module avec le module agenda partagé
  • système de notification automatique par email entre utilisateur et administrateur à chaque opération réalisée sur un type d'absence
  • édition automatique d'un formulaire imprimable (pour ceux qui ne peuvent pas se passer du papier)
  • gestion de pools d'utilisateurs avec définition d'un nombre d'utilisateurs au travail minimum
  • un même utilisateur peut être membre de plusieurs pools

D'après ceux qui l'ont éssayé et ceux qui l'utilisent quotidiennement, ce module est à n'en pas douter un des plus intéressants de la suite d'outils du serveur X-Itools.

Il est le composant central de la gestion des vacances en particulier et des maladies de chaque utilisateur enregistré. Mais il peut aussi afficher tout autre type d'événement. Il peut être utilisé avec ou sans l'agenda. Mais si les deux outils sont associés, c'est là que sera délivrée la plus grande puissance et richesse fonctionnelle.

Le module de gestion des vacances est capable entre autres fonctionnalités de gérer tous types de pays, avec leurs règles de vacances associées. Les jours fériés sont bien entendu gérés, et là encore, quel que soit le pays. Les congés payés, non payés, les jours de récupération, les périodes de maladie et de formation sont gérés. Ces différents paramètres sont configurés dans des profils propres à chaque pays et à chaque domaine du serveur X-Itools. Ainsi, plusieurs profils vacance et RTT peuvent être configurés pour un même pays, avec leurs propres événements spéciaux et jours fériés. Ceci est très utile pour gérer différentes catégories de personnel, ayant droits à un nombre différent de jours de vacances ou de RTT selon leur ancienneté ou encore leur classification profesionnelle.

Les requêtes de vacances en provenance des utilisateurs arrivent dans cet outil, et peuvent être rejetées ou acceptées par les administrateurs ("holiday managers") désignés pour chaque utilisateur, le compteur vacance de l'utilisateur évoluant en conséquence.

Evidemment, pour le cas spécial de la France, les RTT sont gérées.

Les événements spéciaux, par exemple un mariage ou un déménagement donnant droit à des jours de vacances supplémentaires, sont eux aussi gérés. D'autres types d'événements spéciaux peuvent bien entendu être configurés comme d'autres pays et d'autres règles.

En plus de la gestion de pools d'utilisateurs avec quota minimum d'utilisateurs au travail, un système de notification par E-mails est implémenté. Par exemple un pool de 4 utilisateurs est créé avec un minimum d'utilisateurs au travail qui est fixé à 1. Cela signifie que 3 utilisateurs sur 4 pourront partir en vacance au même moment. Cela garanti un service minimum dans les métiers critiques.

Toutes les transactions effectuées sur tout compte vacance utilisateur sont inscrites dans un journal des transactions, qui peut être consulté par les holiday managers configurés. Il est donc possible de savoir quel administrateur a effectué quelle opération sur le compte d'un utilisateur donné, ainsi qu'il est possible de connaître quelles opérations ont été effectuées par le module lui-même de façon automatisée (crédit de jours de vacance à la fin de chaque mois). L'historique contient la traçabilité de toutes les opérations automatiques ou manuelles réalisées sur les soldes de congés payés, jours de récupération, et congés non payés.

D'autres fonctionnalités nombreuses vous attendent...

Ce module supporte les domaines du serveur X-Itools.